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Nuestra Relación de Negocios con Usted

Introducción

Esta sección busca resolver la gran cantidad de dudas y preguntas sobre no solamente la factura digital, sino el alcance de nuestros servicios, tiempo de respuesta, costos, posibilidades de soluciones y cómo volver más eficiente la relación entre su empresa y nosotros.

Para esto, comencemos con el índice de las secciones que cubrimos aquí:

CFD y CFDI
  1. Hasta 2010 se pudieron implementar sistemas de facturación CFD (comprobante fiscal digital).
  2. De 2011 a la fecha los sistemas de facturación electrónica se denominan CFDI (comprobante fiscal digital via internet)

Ambos contienen una estructura muy similar, excepto que el CFDI contiene una certificación otorgada unos cuantos segundos después de la emisión del comprobante.

La estructura del CFDI es bastante completa para la mayoría de las empresas, contiene prácticamente todo lo que una empresa pueda necesitar y aquello que pudiese no estar contemplado en el CFDI estándar (publicado por el SAT en su versión 3.2, vigente a partir de Enero 2012) es posible incorporarlo en un elemento no fiscal sino de uso comercial y/o administrativo, totalmente de uso privado dentro de la empresa o entre empresas. Este elemento se denomina ADDENDA o "agregados".

Factura Electrónica en 2 archivos

La factura electrónica propiamente es un archivo con extensión XML y formato precisamente XML (eXtensible Markup Language)

Su contenido es legible por un humano pero está más bien hecho para que estos comprobantes fiscales CFDI sean procesados automáticamente por computadoras, ahorrando tiempo de captura y evitando errores.

El otro archivo con extensión PDF de Acrobat es lo que se conoce como LA REPRESENTACIÓN IMPRESA DE UN CFDI. Este sólo permite una lectura más fácil, pero no tiene un peso mayor sobre el XML, al contrario, el XML es el verdadero documento electrónico y ahí sí están las Addendas.

Para más detalles de cómo es un CFDI, por favor visite nuestra sección de Publicaciones.

¿Qué hace nuestro Sistema de Facturación ESH Nébula ?

Es un sistema modular de muy amplio espectro y no solo configurable y flexible según cada ramo empresarial, sino además es extensible y homogéneo.

Es de amplio espectro porque no solo cubre area de Facturación, Cobranza, Almacenes e Inventarios, sino también ERP o MRP y adquisiciones o compras, control de diario y mayor, así como el resto de la contabilidad al nivel de costos y hasta los estados financieros: (1) de resultados y (2) balance general.

Las empresas tienen necesidades muy parecidas pero también tienen necesidades específicas.

La especialidad de ESH es el servicio a la medida, por lo cual el sistema Nébula cuenta con una gran cantidad de herramientas administrativas y comerciales como:

  1. Expedientes,
  2. control de proyectos a nivel empresa
  3. agendas colectivas
  4. gráficas de desempeño de personal
  5. punto de venta,
  6. FTP,
  7. Web Server,
  8. Correos y manejo de buzones
  9. Dos Clientes de Correos Web
  10. Estación de Radio via Internet
  11. Despliegue de Video y Audio Online
  12. Servicio a Clientes Online, para que su clientela sea atendida rápida y automáticamente por nuestro sistema en línea.
  13. Control de documentos para ISO
  14. Wiki y Base de conocimientos de la empresa

Sólo entre los más usuales, los cuales no cuestan más, es decir van incluídos en el paquete de facturación electrónica de 370 o 500 pesos. La diferencia está en el nivel de servicio, incluída la capacitación.

Facturas (CFDI) y Addendas

El procesamiento automático de facturas electrónicas o CFDI permite armar contabilidades instantáneamente. Además, la planeación de pagos a proveedores y cobranza requiere poca intervención humana.

La razón, es que la información de los CFDI propios ya queda en el sistema administrativo: qué sale del almacén, qué costo de venta tiene, si se cobra de contado o se registran cuentas por cobrar, etc.

Similarmente, los CFDI de proveedores pueden ser suficientes con la información que de manera estándar llevan los CFDI. ¿de qué depende? Temas de claves, códigos, descripción, orden de compra.

Cuando nuestra contabilidad requiere que el CFDI del proveedor lleve codificaciones específicas para poder activar nuestros procesos administrativos y contables, uno solicita al proveedor LLENAR UNA ADDENDA. Lo ideal sería no necesitarla, sino que el proveedor simplemente describa y detalle cada producto como en la orden de compra.

Pero cuando el proveedor no se presta a hacer facturas especiales para cada cliente, entonces uno como comprador debe realizar un cierto proceso de codificación de los CFDI de tales proveedores o bien determinadas configuraciones en el sistema administrativo y contable, para que las adquisiciones sean reconocidas y catalogadas en la cuenta correcta.

Existen addendas de uso frecuente. Hay muchísimas y sus distintas variantes. Si éstas nos son solicitadas a nosotros como proveedores, NEBULA puede implementar cualquier addenda en 2 o 3 días según la complejidad. Quizá más tiempo si fuese una addenda demasiado elaborada, o bien menos días si por el contrario la addenda es extremadamente simple.

Costos de aplicaciones específicas.

El costo involucrado en TODO trabajo a la medida, está regido por nuestras tarifas publicadas. El costo mínimo es de 8 horas para el análisis, evaluación, desarrollo, pruebas y liberación que se requiere en todo trabajo.

Ejemplo, una aplicación de automatización que decida ciertos criterios en base a un análisis de datos, puede costar de 2 a 7 mil pesos y desarrollarse en 3 a 10 días hábiles.

Una aplicación similar para que las órdenes de compra

  1. ingresen directamente al sistema de la empresa
  2. permitan definir y pedir productos nuevos
  3. coticen de inmediato y/o con ligera demora en tiempo con respuesta automática vía e-mail
  4. aprovechen la gestión del vendedor con el cliente para que desde un iPad o Tablet del vendedor los pedidos queden ingresados en el sistema de la empresa
  5. eviten la captura de la factura

Puede tomar desde 3 a 30 días hábiles y costar de 3 a 20 mil pesos según los alcences deseados que pueden exceder lo anteriormente listado.

Certificados Digitales

Existen 2 certificados digitales otorgados por el SAT.

  • El de la FIEL (firma electrónica avanzada, para realizar declaraciones e informes al SAT) que va junto con su llave privada de la FIEL y
  • el certificado de sello digital. Este segundo certificado es posterior al de la Fiel y sirve para producir el sello digital de sus facturas electrónicas, junto con una llave privada especialmente hecha para generar facturas.
Implementación inicial

El sistema ESH Nebula Consta de la Facturación Digital + 2 extensiones básicas y una gama muy amplia de extensiones más avanzadas:

  • Factura Digital (básico)
  • Inventarios (extensión básica)
  • Cuentas por Cobrar (extensión básica)
  • Compras (avanzada)
  • Cotizaciones en línea (avanzada)
  • Control de Costos (avanzada)
  • Enterprise Resource Planning (ERP, avanzada)
  • Tienda Online (avanzada)

Todas las funciones avanzadas requieren capacitación en cada tema específico, para asegurar cumplir los objetivos planteados desde el inicio, sin embargo todas las funciones listadas inicialmente están disponibles para usarse sin costo adicional alguno, exceptuando el costo de capacitación en caso de requerirlo.

Automatización

Un tema poco comprendido, pero muy soñado, requerido y también solicitado, es la Automatización, que consiste en eliminar al máximo, las tareas repetitivas, de captura inecesaria, el uso de lectores de código de barras o bidimensional y el empleo de los mismos archivos XML de proveedores o propios. La automatización también se relaciona con el tema de B2B al que se hace referencia en el índice de esta sección.

Nuestro sistema NEBULA, ya implementa una serie de tareas automáticas, como la generación de facturas usando lector de código de barras, pero es posible enlazar el control de inventarios y compras con salidas por código a planta.

También es posible enlazar con la facturación propia, las órdenes de compra de clientes ya sea via B2B o vía Sitio Web, es decir, que el cliente coloque sus ordenes de compra via Web en un formulario conteniendo toda una gama muy a la medida de especificaciones ya sea para determinar e incluso COTIZAR un nuevo producto, o bien sólo seleccionar un producto ya de catálogo para que el procesamiento de la orden de compra prepare los procesos de abastecimiento de manera automática y la facturación misma no tenga errores.

Las posibilidades son casi infinitas, queriendo decir con esto, que podemos dar vida a sus ideas y requerimientos específicos a muy bajo costo.

Tiempos de Respuesta en el Servicio

En tiempos de respuesta tenemos escencialmente 3 formas de dar respuesta

  1. Respuesta a atención para cotizaciones, configuraciones del sistema, dudas y preguntas breves. Los tiempos en este rubro van de 1 a 4 horas
  2. Desarrollos específicos previamente fraccionados en módulos, de manera que semanalmente se produzcan liberaciones de cada módulo. Aquí el tiempo es como ya se indicó de 5 días hábiles pudiéndo extenderse a 10 días por temas de pruebas con el personal de la empresa cliente.
  3. El tiempo de respuesta que llega a ser más conflictivo es aquel en el que debe haber un díalogo fluído entre nosotros y el cliente o bien el cliente de nuestro cliente. En nuestra experiencia, estas triangulaciones o incluso la interlocución con personal no capacitado nos produce unos tiempos de respuesta muy largos, pero como es claro, se sale de nuestro alcance el control de este tiempo porque alguien fuera de nuestra empresa nos debe una respuesta, no entiende lo que se le pide, no está capacitado técnicamente para resolver el tema, salió de viaje o cualquier otra causa. Estos temas SI LOS ATENDEMOS Y LOS TOMAMOS MUY EN SERIO, PERO SOLO PEDIMOS EL APOYO DEL CLIENTE Y SU COMPRENSION sobre la situación que está fuera de nuestro control total, todo lo cual requiere de buscar una interlocución más ágil, sea en la empresa del cliente o en la empresa cliente de nuestro cliente. Ejemplos clásicos aquí son la depuración de addendas. Las causas de fallas pueden ser muchas, pero la principal es que el area de pagos del cliente de nuestro cliente no está muy relacionada con los detalles técnicos de las addendas y no son la interlocución ideal con nosotros. Sin embargo hemos llegado al éxito con base en el díalogo y buscando el enlace con la gente que mejor nos puede apoyar.
Cursos y Capacitación

La informática en México ha evolucionado con muy poca capacitación, debido a que lo intuitivo de los sistemas los hace relativamente fácil de usar. Sin embargo, al llegar al tema de la factura electrónica, no existen elementos visuales sobre CFDI o Addendas, lo cual NO SIGNIFICA que los temas sean complicados.

Por el contrario, son bastante simples, pero hace falta darse el tiempo para analizarlos y estudiar el gran número de posibilidades en automatización que éstos presentan.

Nuestros cursos se abren con un mínimo de 5 alumnos y a un costo publicado en nuestra sección de tarifas.

La duración es de 1 hora 3 días por semana y la siguiente semana es de ejercicios via internet. Los cursos se califican y se entrega constancia de efectividad, verificando que los alumnos pongan en práctica sus conocimientos de manera inmediata y desarrollen el hábito.

Ejemplos de Trabajos a la Medida ya Realizados (en areas de B2B y/o Facturación y Embarques)
  1. Sistema con protocolo AS2 (B2B) con recepción de Ordenes de Compra, Plan de Embarques y Transmisión de Facturas electrónicas de manera firmada, encriptada y via https (transmisión encriptada), incluyendo recibo automático de cada transacción. Este evita la captura de factura.
  2. Sistema de Embarques con lectura de código de barras, ligado a la orden de compra, para evitar captura de la factura.
  3. Sistema de Cotización de productos via Web, donde el cliente especifica las características de lo que desea y el sistema le da un precio basado en todos los parámetros que normalmente toma el ingeniero o el técnico cotizador.
  4. Supervisión de Procesos vía remota con envío de e-mail al gerente sobre situaciones críticas.
  5. Sistemas de comunicación cliente-proveedor para transmisión de facturas (parecido al primero de esta lista, sólo enfatizando el trabajo nuestro en coordinación con diversos clientes de nuestros clientes)
  6. Procesamiento de agendas de outlook para programar agendas globales de la empresa e incluso activar actualizaciones a expedientes de casos o trabajos específicos. Esto involucra el uso de teléfonos celulares para acceder al servidor de la empresa y mantener coordinación desde la calle con las bases de datos de la empresa.
  7. Graficas de desempeño automáticas basadas en los datos de resultados y avances en los trabajos.
B2B

El tema B2B fue pensado como una mejora al antiguo concepto de EDI (Electronic Data Interchange), debido a lo siguiente. El EDI llegó como una coyuntura de empresas informáticamente desarrolladas que vendían a las empresas sus servicios de intercambio de datos. Sus precios fueron exorbitantes y nació el concepto de que en lugar de que las empresas (cliente y proveedor) hablaran mediante un tercero (proveedor de EDI), éstas tuvieran su propio sistema para que directamente hablaran entre ellas.

El resultado abrió posibilidades pero en gran medida 2 grandes entraron en sustitución del proveedor de EDI. Uno fue IBM y el otro fue Microsoft, ambos con precios de sistemas también muy elevados.

Cuando esto sucedió muchas empresas nos llamaron a nosotros y encontramos que los sistemas que IBM cobraba en 80,000 dólares, podrían ser hechos por nosotros inicialmente en 3,000 dólares. Hoy en día estos números han bajado aún más debido a que las inversiones en investigación y desarrollo las hemos realizado y pagado y no tenemos que volverlas a cobrar a cada cliente.

Un sistema de intercomunicación B2B reciente ha costado 5,000 pesos (400 dlls) , pero cabe decir que las mismas empresas se han dado cuenta de que DEBEN REALIZAR SUS PROPIOS DESARROLLOS específicos apegándose al principio fundamental de intercambio de datos:

  1. Usar estructuras XML lo más estandar posible
  2. Usar protocolos estandar como http
  3. Usar sistema de código abierto y código libre, porque éstos NO ADEUDAN PAGO DE LICENCIAS ONEROSAS A NADIE, lo cual redunda en ahorros para el cliente.
  4. Que para cada sistema propietario de alto costo, hay detrás estándares gratuitos abiertos que NO HAY POR QUÉ PAGARLOS a como una "marca famosa" quiera venderlos. El estandar de EDI y B2B no tiene ya ningún misterio y será más económico y más eficiente EN LA MEDIDA EN QUE LOS PARTICIPANTES (los usuarios de B2B) entiendan de que trata el B2B.
  5. Sacar estos procesos de los servidores locales hacia servidores remotos porque éstos cuentan con el mejor soporte técnico y son dedicados a la comunicación via internet. Por soporte se entiende: (1) ingenieros 24 horas sólo para cuidar y mantener equipos y datos, (2) conexión a internet de primer nivel (tipo gigabit, es decir de un orden de mágnitud 1000 veces mayor a las típicas usadas en México) , (3) resguardados del riesgo en varios niveles: (a) ubicación, (b) respaldo de energía, (c) relevo de equipo, (d) respaldo de datos, (e) inmunidad a virus mediante sistemas operativos tipo UNIX realmente atendidos por ingenieros que entienden a fondo el tema de la seguridad en internet.
  6. La alternativa del servidor local en su empresa sólo es viable si está igualmente mantenida, lo cual en nuestra experiencia es muy, pero muy rara.
  7. La relación entre cliente y proveedor que es via internet se facilita muchísimo si el servidor de nuestro cliente está directamente atendido por nosotros, pues todos los factores de calidad listado arriba, están bajo nuestro control.
Manuales, Fichas Técnicas y Material Didáctico:

Aunque nuestra sección de Información | Publicaciones centraliza lo anterior, se enlistan a continuación aquellos aspectos más ligados al sistema de facturación y sistema administrativo. Lo que no esté publicado por favor solicítelo para que sea cargado. Gracias.


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