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ESH Nebula: Facturación Digital
Introducción

Los sistemas ESH Nebula cubren un amplio espectro en las aplicaciones empresariales:

  • Sitios Web sin límite de páginas
  • Facturación
  • Controles Administrativosf
  • Almacenes
  • Gestión
  • Cobranza
  • Tiendas Online
  • Servicio a Clientes
  • Procesos Automáticos
  • Manufactura
  • Encriptación y Firmado, Alta seguridad Digital.
  • Transacciones Comerciales B2B (business to business) vía AS2 (RFC-4130)
Facturación Digital

ESH Nebula es totalmente modular, por lo que cualquier subsistema se activa por demanda. El módulo de Factura Digital está preconfigurado junto con el módulo de administración de certificados, llaves y folios, así como con el de nombres de documentos digitales.

Las partes del Módulo de Factura Digital

En orden de configuracón

  • Personas (Clientes, Proveedores, Choferes, y demás personas y/o empresas que tienen relación con la empresa propia)
  • Logo de la Empresa y su slogan permanente, del día, del mes o de la temporada (feliz navidad, etc)
  • Secciones o Grupos en que se divide lo que la empresa vende. Hay 15 secciones con capacidad de productos ilimitada cada una. Se debe primero asignar un ícono o imagen a cada sección para poder cargarle mercancía o servicios. Cada sección se debe etiquetar con un nombre de sección. No se requiere llenar las 15.
  • Impuestos. Escencialmente se usan códigos porque permiten un manejo de múltiples tasas, tipos de impuestos y controles.
  • Los comandos que fundamentalmente son 3: refoliar, cancelar y activar. Ver instructivo específico para comandos en la sección de Publicaciones de est sitio.
  • Configuración de Certificados, llaves y carga de folios digitales.
Personas

El ícono con un monito verde permite USAR la lista de personas. Pero para crear, mantener y borrar contenido a esta lista, es usa la pantalla principal de Facturación.

Toda persona física o moral se cataloga u ordena por su RFC más un "Id" que por default es del 0 (cero), que SIGNIFICA el domicilio FISCAL. Todo Id distinto de cero será cualquier SUCURSAL, bodega, u otro domicilio distinto al fiscal.

Existen una serie de personas especiales en la configuración del sistema propio.

El EMISOR . La persona (física o moral) que emite los comprobantes fiscales de nuestra empresa. Esta persona DEBE tener su RFC y obligadamente Id = 0 (CERO) indicando su domicilio fiscal. Además, debe tener la casilla PROPIO activada, indicando que los comprobantes MOSTRARAN A ESTA PERSONA como EMISOR del comprobante fiscal.

Sección Expedido En . Se usa este atributo opcionalmente y puede ser igual al propio o bien ser otro distinto, como en el caso de sucursales que emiten comprobantes. Para que el atributo EXPEDIDO EN en funcione, se da de alta el RFC de esa dirección, LOGICAMENTE CON EL DIGITO de ubicación distinto de CERO, porque ya no es la direccion fiscal (a menos que expresamente se desee que EXPEDIDO EN muestre la misma dirección fiscal). El campo FLEXIBLE, debe contener el campo "expedidoen:1". Ver la documentación sobre el campo flexible en nuestra sección Publicaciones para revisar cómo se escribe información en el campo flexible .

El RECEPTOR . Cualquier RFC con cualquier número de ubicación (Id). El código Fiscal de La Federación exige un RFC para el cliente. Es más flexible en el resto de la información fiscal, pero esas direcciones de destino, deben sí estar avisadas al SAT como sucursales, bodegas, adicionales al domicilio fiscal.

Hay elementos OBLIGATORIOS para llenar en los domicilios. Para el emisor, es obligado tener RFC, NOMBRE CALLE, CIUDAD, ESTADO, CODIGO POSTAL Y PAIS.

Para el cliente o receptor , ES OBLIGADO TENER RFC Y PAIS.

Si faltan cosas obligadas, el sistema ESH Nebula rellena con ND para evitar generar un sello digital defectuoso, pero tan pronto usted detecte una CADENA ORIGINAL con ND, significa que usted no está llenando correctamente los campos de domicilio .

La DIAGONAL es un elemento típicamente usado en el campo cliente PARA INDICAR SALTO DE LINEA, ejemplo: Empresa X/Sucursal Norte

Esto se mostrará en el catálogo de clientes (monito verde) permitiendo distinguir un domicilio de otro, para la misma empresa. Pero además, al generar el documento PDF, Empresa X aparecerá en la primera linea de la casilla del cliente y en el siguiente renglón mostrará "Sucursal Norte".

El listado de clientes etiqueta estos casos particulares: PROPIO y EE (expedidoen) para que el usuario tenga presente que su sistema está correctamente configurado.

Casilla de Búsqueda (clientes/personas/productos)

Esta casilla tiene una función múltiple. Es un buscador y a la vez es un introductor de códigos para que inmediatamente el artículo sea agregado a la factura con cantidad 1, un caso típico en sistemas de punto de venta. Cuando el código ingresado es el código exacto de un artículo, éste pasa directo a la factura. Si no es exacto sino "casi", entonces el listado de artículos muestra todos los parecidos para que se seleccione uno

Si se está en el listado de Personas, buscará Personas. Si se está en el listado de artículos, buscará artículos.

La tachita Blanca en Fondo Rojo, permite salir de Personas para ir a Artículos, que es el nivel más exterior de esta lista.

Eventualmente el sistema permitirá comillas dobles y sencillas. Es un tema de validación que por razones de coyuntura, no es prioritario, por lo que hasta nuevo aviso EVITENSE COMILLAS DE CUALQUIER TIPO. en cualquier dato que se ingrese, sean domicilios o artículos.

Borrado y Agregado de Persona

El proceso de agregar y borrar Personas utiliza una lógica sencillas.

  • Debe estarse en Modo de Ingresar Facturas, se indica este modo hasta la parte superior del módulo
  • Para ingresar a este modo hay 2 botones, uno en el menú de Facturar y otro junto a la lupa de busqueda, de Nueva Factura.
  • Se capturan todos los campos de la PERSONA, opcionalmente el campo flexible según se requiera (ver documentación de Campo Flexible).
  • Clicar la Palomita Verde
  • Todo lo anterior es estandar tanto para borrar como para ingresar personas.
  • La variante que distingue si una persona se agrega o se borra es un signo menos antepuesto al RFC. Si hay signo menos, solicitará BORRAR al sistema. Si no hay signo menos, significara: AGREGAR O ACTUALIZAR.
  • Una vez clicada la palomita verde, todavía puede uno revisar que lo que se está enviando va bien o no. Si no va bien, puede uno clicar la tachita blanca en circulo rojo junto a la información preparada para enviar. Corregir la información y nuevamente clicar palomita verde
  • Una vez que todo esté confirmado, presionar hasta abajo de la pantalla la flecha blanca en circulo rojo apuntando hacia arriba, que es Envia.
Enviar

Esta flecha blanca hacia arriba en un circulo rojo, está en todas las secciones del sistema. Significa eso, ENVIAR. En la sección de facturación (que en realidad produce cualquier documento digital incluyendo controles internos, notas de crédito, remisiones, etc), tiene una función doble:

  • Si no hay partidas para componer una factura, se entiende como actualización del catálogo de Personas (clientes, proveedores, etc), sea agregando, actualizando o borrando.
  • Si sí hay partidas para componer un documento digital, hará ese documento digital y además actualizará el catálogo de clientes siempre y cuando se hubiese dado palomita verde de agregar al catálogo de personas.
  • Los botones a la izquierda de la palomita verde de agregar, son datos informativos no fiscales ni obligatorios. Particularmente la casilla en el formato impreso "Enviar a" se llena cuando una persona es registrada con el botón "Destino".
Logo y Slogan

El botón azul de Configurar en la zona de artículos y personas. Aquí se puede cambiar la imagen del logo y el slogan o mensajes cortos de la empresa. Procure subir al sistema una imagen de menos de 500x500 pixeles. El sistema dimensionará en forma automática la imagen para hacerla caber en el documento impreso. Una imagen más grande sólo demorará la carga de la misma y no mejorará la calidad de la imagen.

Secciones o Grupos

Comienza con la carga de su imagen y su nombre de grupo o sección.

La carga de los artículos es simple, sólo requiere clicar el ícono o imagen del grupo y alimentar o capturar código, descripción, precio unitario y código de impuesto. Sólo hay que dar el código de impuesto con todas sus tasas la primera vez. El resto de las ocasiones, sólo captúrese el puro código en la columna IVA, pues el significado del código ya estará dado de alta en el sistema.

Impuestos

Al dar de alta los productos o servicios, hay un par de consideraciones especiales para cada artículo.

  1. Si además del código interno de la empresa, se requiere código para el cliente. Si se requiere, éste se da de alta antes de la descripción, separándolo de ésta, por un "pipe". Ejemplo: TXS-123456|Tornillo de 3 pulg..
  2. NO SE PERMITEN comillas dobles ni sencillas en ninguna parte del sistema. Usese pulg, in, ft, pies, LITERALMENTE, PERO NO COMILLAS DE NINGUN TIPO.
  3. Al capturar la columna del IVA, no se escriba ahí ningúna tasa, sino SU CODIGO. Esto permite una flexibilidad incomparable, pues un artículo puede incluir varios impuestos, por tanto úsese, un código (un número, sin letras). Si el código no existe, se crea ahí mismo ingresando primero el número seguido de un igual y luego la especificacion de tasas, separando cada una CON UNA COMA y sin espacios; ejemplos: 1=16.00%IVA . Para el caso de exentos: 2=0.00%IVA. Para el caso de Fletes: 3=16.00%IVA,-4.00%IVA . Si requiere Las tasas negativas se consideran RETENCION y las positivas TRASLADOS. Si el cliente ha de retener ISR, 4=16.00%IVA,-10.00%ISR. El código es totalmente arbitrario, pero se han usado estos, en orden de qué tan común puede ser el uso de determinado tipo de cobros o retenciones.
Comandos

Visite la documentacion especial para comandos refoliar, cancelar y activar

Certificados y Llaves

Es fundamental tener dado de alta el usuario PROPIO, refierase a la sección de PERSONAS, más arriba en esta documentación. La razón es que el certificado está asociado a un RFC y si el sistema no localiza este RFC, no permitirá PONERLO EN USO.

Puede darse de alta el certificado y llaves sin tener el usuario PROPIO, pero el certificado no podrá usarse hasta no tener el PROPIO bien configurado

Para subir certificados, llaves y folios, todo esto se hace en la misma sección: DATA UPLOAD. Se requiere estar en sesión.

Para subir folios SI ES OBLIGADO TENER el usuario o persona PROPIO totalmente configurado. Si no es así, los folios se subirán, pero no serán cargados a la base de datos, será tiempo perdido y como sea, deberán subirse nuevamente cuando la Persona PROPIO, esté bien configurada.

Si aún no ha pedido folios, cerciórese de tener los siguientes pasos hechos ante el SAT

  • TENER SU CERTIFICADO DE FIEL Y SU LLAVE PRIVADA
  • Entrar al programa SOLCEDI para pedir un certificado DE SELLO DIGITAL, habiendo generado ahí mismo su respectiva llave privada. Estos serán distintos a los de la FIEL y serviran para producir el sello digital de sus comprobantes fiscales emitidos (tipicamente facturas). Observe que al solicitar certificado de SELLO DIGITAL, se le solicita EL NOMBRE DE SU SUCURSAL O UNIDAD ORGANIZACIONAL. Aquí escriba "oficina matriz" o "Sucursal X", etc. Esto es necesario para que usted pueda administrar sus certificados e identificar cual es cual, al momento de configurar su sistema, sea este u otro.
  • Entrar al módulo de SICOFI, para -primero que nada-, subir su requerimiento de certificado de SELLO digital (hecho con SOLCEDI). SICOFI le devolverá su certificado de sello digital. Este certificado y su respectiva llave privada, son las que tiene que subir a ESH-Nebula en el comando Data Upload.
  • Habiendo subido estos 2 documentos, pase a CertInfo en ESH Nebula, abajo del comando Facturar (comando oculto que se abre/cierra al clicar Facturar)
  • Capture el Password de la llave privada y presione Activar
  • Si está bien configurado su Persona PROPIO, podrá marcar el certificado como EN USO.
  • Cuando todo esté en orden, su sección de Facturar mostrará en Verde hasta arriba de la sección los datos del certificado en USO y su fecha de vigencia, para que diariamente lo estén monitoreando y no se queden sin certificado para trabajar.
  • Si hay algún problema, habrá un aviso en Rojo y por tanto sus comprobantes fiscales se generarán sin sello digital.

Para poder pedir folios, el sistema SICOFI le pide que tenga primero al menos un certificado de sello digital vigente.

Pida entonces sus folios de la serie y la cantidad de folios necesarios. Pida al menos 1000 pues no caducan.

IMPRIMA la pantalla en la que se muestran sus confirmaciones, numero de aprobación, serie y folios inicial y final, etc.

Notará que hasta el final de la pagina hay un botón para pedir una confirmación electrónica. Desárguela por favor porque con esa misma, ESH-Nebula dará de alta los mismos folios.

Es de mucha importancia este paso, para evitar una captura manual, error de dedo y cosas así, que le causarían un comprobante digital equivocado o inválido.

Suba este archivo XML al sistema con Data Upload y el mismo le mostrará en ese instante el status de la carga de folios.

Si lo vuelve a cargar, el sistema le dirá que ya los tiene. El sistema no re-escribe folios, por seguridad. Si por alguna razón cargó folios equivocados, de otro RFC, solicitenos mediante el formulario de "Contáctenios" darlos de baja y con gusto limpiaremos estos folios equivocados. Por su seguridad no existen botones o controles a su alcance que le permitan borrar por accidente o cambiar datos de sus facturas.

Una factura que no sirva se debe cancelar. Si se canceló por error, se puede activar. Visite la documentación de Comandos en la sección Publicaciones.

Existe un mecanismo de respaldo de su base de datos en cualquier momento. Solicítenos información específica para realizar estas tareas. Por seguridad esta información no está publicada.


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