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Variantes en el Llenado

El módulo de facturación electrónica contiene una gama ilimitada de funciones que no solo se encargan de dar flexibilidad a la factura electrónica, sino también al resto de los procesos contables y administrativos.

La pantalla principal de factura electrónica sólo se subdivide en 2, es decir sólo hay 2 sub-pantallas para trabajos auxiliares:

  • La sección de Herramientas QUE PERMITE definir logos (uno pequeño y uno grande o más largo para en caso de querer llenar casi todo el encabezado), así como tambien definir las 15 secciones en que los productos y servicios pueden subdividirse
  • La sección de alta de artículos y/o servicios que sólo es accesible desde la sección de Herramientas anterior. Para entrar a cada sección de alta de artículos se clica el icono de cada sección, el cual debe ser cargado previamente en la sección HERRAMIENTAS. En la sección de alta de artículos también se da de alta el código de impuestos, para lo cual hay instrucciones ahí mismo.

En la página principal del sistema se distinguen 5 zonas.

  • Zona de Consulta y opciones de generación del PDF (superior central o principal)
  • Zona de Comandos (superior derecha)
  • Zona de PERSONAS (clientes, datos propios,choferes,domicilio de entrega,notas diversas,proveedores, etc., que comienza con RFC)
  • Zona de artículos vendidos o comprados. En términos generales se usa para artículos vendidos, pero en caso de querer recibir mercancía al almacén, este lugar es el mismo. Los detalles para carga de almacenes son tema de capacitación específica.
  • Zona de Listado de Personas (icono de PERSONA en color verde a la derecha de la pantalla), de Artículos (mostrados por default como grupos de artículos, si se entra a un grupo o a personas y se quiere salir, se presiona la X blanca en círculo rojo). Las personas se cargan en la misma pantalla principal. Los artículos se cargan en Alta de Artículos explicado más arriba.

La lógica de carga de datos en todo el sistema es en 2 pasos por razones de edición y seguridad.

  • El primer paso es la palomita verde, que los ingresa (personas o artículos, según el caso) a una memoria de espera donde pueden ser escencialmente eliminados para ser re-cargados con la corrección pertinente.
  • El segundo paso es un botón rojo con una flecha blanca apuntando hacia arriba, que efectivamente transmite la información a la base de datos.
RESPALDO DE DATOS

Usted tiene el control de sus datos y éstos se ponen a su disposición en todo momento para ser respaldados y descargados. Estos están en lenguaje MySQL, comprimido y encriptado para su máxima seguridad. El tema de realización de respaldos y desencriptado, así como todos los procedimientos de seguridad, son tema de capacitación específica.

SERIES Y FOLIOS

A partir de 2011, el SAT sólo permite realizar facturación electrónica con comprobantes tipo CFDI, es decir con timbrado de parte de una empresa de certificación. En términos generales cada timibre cuesta cerca de 1 peso por factura que se le pagan al certificador por adelantado mediante compras de lotes de folios de 500, 1000, 1500, 2000, etc.

El uso de la serie ya no es un requisito fiscal, los XML para CFDI (los archivos digitales que contienen la factura electrónica en formato XML) ya no contienen los campos serie y folio, sino sólo el FOLIO FISCAL, que entrega la empresa de certificación luego de cada certificación individual de cada cmprobante.

Sin embargo, para efectos de control interno de la empresa, esta serie y folio se pueden seguir operando. Avísenos qué series y folios de uso interno desea que se le carguen a su sistema. Por default no hay ninguno y se usa una serie igual al mes y un consecutivo para cada mes, p.ej. *AGO-14 para el catorceavo folio emitido en el mes de agosto. Si este año, el mes de *AGO sólo llegó al folio 25, el año entrante el sistema continuará en el *AGO-26.

Llenado de una factura

Antes de comenzar a usar su sistema, deben haber varias cosas pre-configuradas

  • Su certificado de sellos, el cual se produce con el programa SOLCEDI como un archivo .req que luego es ensobretado en un archivo .sdg y subido al sistema del SAT llamado CertiSAT Web. Luego de segudos, el sistema contesta con el certificado real .CER. Estos certificados llevan espacio para escribir el nombre de su Sucursal o Unidad Organizacional, típicamente MATRIZ o Unica. Recuerde que SOLCEDI le genera un archivo .key que corresponde a la llave privada del certificado solicitado. El sistema nuestro requiere ambos archivos. El .key y el .cer descargado del CertiSAT Web. NO CONFUNDIR ESTOS .key y .cer CON LA LLAVE Y CERTIFICADO DE LA FIEL. Ambos archivos se suben a su sistema mediante DATA UPLOAD y luego en CertInfo se activa el certificado, proporcionando el password del archivo .key con el que fue creada la llave privada en el SOLCEDI.
  • Debe estar dada de alta la imagen de su logo, usualmente la versión cuadrada de su logo (no la versión alargada o logo grande que cubre casi todo el encabezado de su comprobante)
  • Debe estar dada de alta LA PERSONA que es el contribuyente a nombre de quien está el certificado de sellos. Es decir, el RFC en el certificado de sellos y el RFC de la persona deben ser el mismo. Adicionalmente, la persona debe activar la casilla PROPIO, con lo que se le indica al sistema que esa persona es el contribuyente mismo que emite los comprobantes.
  • En caso de querer llenar la casilla de "Expedido en" (opcional) se llena otra persona, que puede o no tener el mismo RFC. Si es el mismo RFC que el propcio, asegúrese que el campo "seq" tiene un número distinto de 0. El número cero (0) es el default para toda persona e indica los datos fiscales de esa persona. Todo número distinto a 0 se toma como cualquier sucursal del mismo RFC. Un último requisito para que esta PERSONA sea considerada como los datos para "Expedido En". El campo flexible debe contener "expedidoen:1". Según las necesidades esta caja de Expedido En puede mostrarse (default) u ocultarse chequeando la casilla de opciones "Sin Expedido En"
  • El PROPIO debe tener dado de alta en el campo flexible el regimenfiscal (llamado regimen en el campo flexible) y el lugar de expedicion (lugarexpedicion en el campo flexible). Esto se alertará sobre su ausencia, luego de realizar una consulta en la zona de resultados de consulta, arriba de las opciones.
  • Los valores como Metodo de Pago y NumCuenta pago van asociados a los clientes. El primero es obligatorio y el segundo es opcional. Si el segundo se usa debe contener al menos 4 dígitos y puede agregar alfanuméricos (A-Z,0-9 y símbolos). Se alertará sobre su ausencia, como en el párrafo anterior en caso de que el cliente no tenga esta información.
  • Los datos sobre Consignado a o Entregar a se definen en la zona de personas y se presiona el botón azul que dice "id". Al pasar el mouse encima, se indicará como "destino". No requiere RFC ni requiere estar registrado como persona, pero es útil registrarlo si se usa este domicilio o lugar de entregas muy frecuentemente. Este no es un campo fiscal, no aparece en el XML, sólo en el PDF. Puede ocultarse con la opción "Sin Entregar a".
  • Otros campos informativos. Todos estos no son fiscales y no aparecen en el comprobante, sólo en el PDF. Estan guardados de todas formas por necesidades administrativas y de proceso de datos que puedan surgir. En esta categoría están datos como Contacto, Orden de Compra, Release, que son elementos que se ingresan en el campo flexible de una persona llamada xyz_o_lo_que_sea en el RFC y en el nombre ** notas ** xyz para distinguirlo.
  • Las partidas deben estar dadas de alta en la segunda sección del primer apartado de esta página. Si no lo están pueden ingresarse en la casilla de captura para partidas CON CUIDADO DE QUE EL CAMPO IVA sea llenado debidamente con el código de impuestos en cuestión. Se usa 1, 2 , 3 y un número simple que identifique el código de impuestos. Hay mucha información que puede ser guardada en estos códigos de impuestos pues llegan a definirse criterios contables y administrativos con mucho detalle que permiten automatizar procesos y evitar errores.

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