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Notas en Factura
y otros atributos de control e informativos

El concepto de atributos de control e informativos permite que los documentos electrónicos puedan extenderse en contenido y diversidad a extremos sin límite.

En términos generales se habla de "Factura", pero su sistema Administrativo Empresarial puede generar no solo Facturas, Notas de Crédito y Notas de Cargo, sino Remisiones y en términos más amplios, DOCUMENTOS DE CONTROL entre los que se pueden incluir:

  • Cotizaciones
  • Ordenes de Compra
  • Controles de Proceso
  • Kardex

Sólo por listar unas pocas.

La base conceptual estriba en que todo documento tiene un titular, lista una serie de conceptos asociados a cantidad y dinero, así como a centros de costo ESTRUCTURALMENTE similares a las partidas de una factura, por esa razón operan transparentemente en ordenes de compra y en cotizaciones.

Pero aquí vienen los

ATRIBUTOS INFORMATIVOS y de CONTROL

Son conceptos estructuralmente similares al TITULAR de una factura, remisión o documento de control incluyendo su campo flexible, lo que significa que en ellos se pueden almacenar datos como:

  • Clientes
  • Choferes
  • Direcciones de Entrega
  • Contactos comerciales, logísticos
  • Flujos de Proceso
  • Funciones particulares del Documento (cotización, orden de compra, etc)

No hay límite de cuántos atributos informativos pueden AGREGARSE al documento, recordando que

  • sólo los documentos de control PERMITEN EDICION.
  • que el último atributo informativo (para un cierto tipo de atributo) será el tomado como "activo".

Existen 2 atributos pre-definidos:

  • * * notas * *
  • * * tipodoc * *

El primero se usa para indicar una cantidad ilimitada de datos al pie de un documento

El segundo se usa para que el nombre del tipo de documento se modifique a cualquier otro: como "COTIZACION" u "ORDEN DE COMPRA"

Si se ingresa varias veces el atributo * * notas * * o * * tipòdoc * * , el válido o "activo" será el último en haberse ingresado (los asteriscos VAN JUNTOS sin espacios entre ellos y sin espacios entre ellos y la palabra del atributo notas/tipodoc)

¿Cómo se usan?

Se agregan como si fuesen CLIENTES y en el RFC debe etiquetarse con algo único. Esto es, si nuestras * * notas * * son únicas, pues el campo RFC debería ser * * notas * * , pero si tenemos * * notas* * para muy diversas funciones, entonces en RFC debería tener "NOTAS-para esto" o "NOTAS para lo otro" mientras que en el nombre o calle o cualquier otro se debe poner el distintivo * * notas * * .

La información o el contenido DEBE ESTAR en el último campo llenado, que puede ser cualquiera. El último en la lista es el flexible, pero PAIS sirve o CALLE o COLONIA. Lo importante es que no haya nada que no sea la información de contenido más "abajo" que ese contenido, de lo contrario, esa información se convertirá en el contenido oficial.

Ejemplo para * * tipodoc * * :

  • RFC: tipo-cotiz-1
  • NOMBRE: * * tipodoc * * o bien * * tipodoc * * cotizacion
  • CALLE/o más abajo:: Cotización

Ejemplo para * * notas * *

  • RFC: NOTA DE EMBARQUE 1
  • NOMBRE: * * NOTA * * EMB 1
  • CALLE: linea primer renglon/segundo renglon con campo1:valor1/tercer renglon con campo2:valor2 ...etc
  • La diagonal indica SALTO DE LINEA
  • Los campos y valores son parámetros de utilidad en el caso de ADDENDAS que serían llenadas con información tomada de esos campos y valores como PROVEEDOR: xyz, ORDEN DE COMPRA: 1234564, CONTACTO: abc., etc.

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